Så kan ditt företag kommunicera ut krisinformation på ett effektivt och trovärdigt sätt

Kriser kommer inte alltid föranmälda, istället kännetecknas de av plötsliga förändringar, snabba ryck, och osäkerhet. I ett sådant läge kan det vara svårt att hålla sig till en kriskommunikationsplan, och ännu svårare att uppfinna en om man inte redan har en på plats. Alla företag ser olika ut och kunderna har olika behov, men det finns ändå några riktlinjer som underlättar arbetet.

7 tips för att kommunicera ut krisinformation på ett effektivt och trovärdigt sätt

Tips 1!

Utse EN ansvarig person. Vi vill inte öka den förvirring som redan finns runt krisen genom att olika personer förmedlar olika saker i olika kanaler. Kommunikationen bör vara genomtänkt och rak. Ofta är det den kommunikationsansvarige som förmedlar informationen, även om källan till kommunikationen kan komma från IT-chefen eller liknande beroende på krisens karaktär.

Tips 2!

Var proaktiv även när det finns en osäkerhet. Det är bättre att varna och upplysa även när fakta inte är komplett, än att vara tyst i en osäker situation. Låt säga att er tjänst ligger nere utan att ni har en förklaring. Tala då om att ni undersöker problemet och hänvisa till att ni återkommer.  

Tips 3!

Var tydlig och ärlig men överdriv inte. Ingen gillar företag som försöker driva på en redan laddad stämning. 

Tips 4!

Glöm inte bort den interna kommunikationen. Som anställd är det oerhört viktigt att känna att företaget står stadigt och att man vet vad som gäller.

Tips 5!

Skicka informationen med en tydlig avsändare. Det är viktigt att mottagaren ser informationen som trovärdig.

Tips 6!

Tänk på att människor uppskattar kommunikation som berör dem (inte så mycket kommunikation som är irrelevant för dem!). Om möjligt; segmentera dina kontakter och anpassa informationen utefter vad just de har behov av att veta istället för masskommunikation med ett och samma budskap.

Tips 7!

Tänk också över valet av kanal. Vilka är det du vill nå? Var finns dina kunder och medarbetare? Du kan också kombinera val av kanaler.

Så kan du kommunicera ut krisinformation via SMS

Anledningen till att vi väljer just SMS som exempel är att det är en oerhört effektiv kommunikationskanal särskilt när det gäller brådskande och viktig information. Anledningen är enkel, SMS har en läsgaranti i den meningen att 98% av alla SMS öppnas. Dessutom når ett SMS fram direkt och på ett sätt som känns personligt, vi har alla mobilen på oss i stort sett konstant, och kanske till och med en smartwatch där SMS i sin korthet passar väldigt bra.

Så här kan du göra för att lyckas med din SMS-kommunikation:

• Integrera SMS i ert befintliga system. Via API är det oftast enkelt att inkludera SMS i CRM:et, affärssystemet, journalsystemet eller bokningssystemet.
• Utöka funktionen med SMS genom att kombinera med andra kanaler så som Voice, webbapplikationer, Messenger eller länkar till utökad information på hemsida.
• Använd prenumerationslistor för att låta kunderna själva välja viken typ av kommunikation de vill ha, glöm inte att inkludera ett sätt att avsäga sig vidare information t ex genom ett utvalt stoppord.
• Använd kortkoder för att öppna upp för en tvåvägskommunikation. T ex ”Är du Okej? Skicka JA till 71305”.
• Genom avsändaralias kan du skicka i ditt företagsnamn vilket ökar chansen att mottagaren tar informationen som trovärdig.
• Kortlänkar i SMS är ett utmärkt sätt att förlänga SMS:ets funktion. Om du lägger in länken på rätt sätt får du också en snygg förhandsvisning som gör informationen mer visuell.

Till vilken typ av kriskommunikation passar SMS?

All typ av kriskommunikation passar att skicka via SMS då det är det mest effektiva sättet att fånga mottagarens uppmärksamhet på så kort tid som möjligt. Sen kan du, som beskrivet ovan, kombinera SMS:et med andra kommunikationskanaler. Exempel på krishantering via SMS:

• Samla personal eller kalla in extra personal
• Säkerställ att människor befinner sig i trygghet
• Ge råd och gå ut med riktlinjer eller direkt order
• Påminn om säkerhetsföreskrifter inför besök och resor
• Berätta hur ni hanterar olika krissituationer för att öka trygghetskänslan
• Omboka och ställ in vid extraordinära händelser

Behöver ditt företag hjälp med extern eller intern kommunikation? Skriv till oss på chatten eller fyll i vårt formulär!